En temps que président d’une association alumni, vous travaillez afin de renforcer les relations entre vos membres. Dans toutes les associations alumni, développer les relations entre les membres reste un levier fondamental permettant de valoriser l’association et d’encourager les membres à s’engager de plus en plus.
Développer des relations stables à l’intérieur de votre association alumni n’est pas si évident. Vous passez certainement par de nombreuses techniques pour atteindre vos objectifs. Malheureusement, vos orientations stratégiques peuvent parfois se laisser influencer par votre opinion personnelle. Il est peut-être temps de remettre en question votre approche, et de vous poser les bonnes questions: mon approche est-elle une réponse aux besoins de mon groupe alumni? Comment veulent-ils s’engager et soutenir l’institution? Est ce que je leur fournis les informations qu’ils attendent? Que pensent-ils de ce que j’ai mis en place jusqu’a maintenant?
Mettre en place un plan stratégique
La première étape consiste à planifier le développement de ces relations en fixant des objectifs, et en définissant une approche pour y parvenir. Dans un article publié par CASE, Jody Donaldson, Secrétaire aux Bourses et aux Alumni à Kirkwood Foundation, et John Fellas, Directeur des Relations Alumni à Westchester Community College (N.Y) mentionnent que “un plan identifiant des objectifs clairs et définissant des approches pour y parvenir est essentiel”.
Mais attention! Vous ne pouvez pas construire un plan stratégique à partir de vos intuitions personnelles, même si elles peuvent vous sembler évidentes. Comme pour le lancement d’un produit ou d’une entreprise, il faut préalablement comprendre son marché: commencez par étudier les spécificités de votre cible, leurs problèmes, ce qu’ils recherchent. Seulement ensuite serez-vous à même de répondre correctement à leurs besoins. Il y a 3 étapes importantes pour mieux comprendre votre marché:
Le feedback des alumni: comprendre comment est perçue votre association par les alumni est une première étape. La meilleure façon d’y parvenir consiste à organiser une enquête auprès des anciens, s’intéresser à leurs points de vue vis-à-vis de l’association, et aux bénéfices qu’ils en tirent, ainsi qu’à leurs attentes.
Les objectifs de l’administration: même si votre association est principalement à destination des anciens, n’oubliez pas l’institution. L’administration et les anciens sont liés par l’objectif commun de développer l’institution. Prêtez attention à ce que pense l’administration: comment veulent-ils s’engager avec les anciens? Quel soutien attendent-ils? Comment l’institution peut-elle tirer profit d’une connexion avec l’association alumni? En se rapprochant de l’institution après avoir enquêté préalablement auprès des anciens, vous pouvez également saisir l’opportunité d’évoquer les attentes des alumni par rapport à l’administration.
Combinez: rassemblez les points de vue de l’administration et des anciens, et définissez votre plan stratégique en tenant compte des priorités de l’institution pour son programme des anciens.
Suivre votre plan stratégique
Maintenant que vous avez une idée claire des objectifs à atteindre, que vous avez identifié une approche pour y parvenir, vous pouvez commencer à suivre votre plan stratégique. Restez prudent quant-à la manière de mettre en place votre approche; ne vous éloignez pas de vos objectifs, et concentrez vous sur votre vision.
Les besoins alumni peuvent être très différents en fonction de la taille, de la localisation, du sujet et de la réputation de l’institution. Certaines requêtes peuvent être très accessibles, il peut s’agir de conserver une adresse e-mail étudiante, ou de fournir un accès aux bases documentaires de l’institution. Malheureusement, les choses ne sont pas souvent aussi simples. La plupart du temps, les besoins des alumni font référence à la communication interne du groupe, à la reconnaissance de l’institution, ou à la mise en réseau.
Quels que soient les besoins identifiés, et quel que soit l’outil utilisé pour exécuter votre plan, gardez toujours en mémoire les points suivants:
Interagissez avec l’administration: l’administration est votre plus grand allié; elle peut vous aider à plusieurs niveaux, et vous pourrez toujours vous y référer quelle que soit la requête exprimée par les anciens. L’administration dispose de plusieurs ressources sur lesquelles vous pouvez vous appuyer pour atteindre vos objectifs. Par exemple, vous pouvez utiliser leur base de données pour lancer vos campagnes emails aux étudiants, passer un message sur le site web de l’institution, faire une demande d’aide financière, etc. Vous pouvez négocier toutes les requêtes alumni auprès de l’administration. Que ce soit pour de petits services, comme fournir une adresse email à vie aux membres alumni, ou publier une blogletter sur les meilleurs étudiants de l’école, mais aussi pour des questions plus importantes telles que la position stratégique de l’institution.
Organisez le suivi de vos démarches: comme dans tout autre projet, il faut constamment rassembler du feedback, évaluer la situation, et adapter les objectifs dans une boucle infinie. Suivre les progrès de votre plan stratégique est primordial. Par exemple, si vous développez une plateforme de networking online pour vos alumni, vous pouvez définir des objectifs trimestriels en termes d’interactions sur la plateforme et organiser un suivi tous les 3 mois. C’est la seule manière de garantir le succès de votre plan.
Atteindre des objectifs en terme de relations alumni peut sembler difficile. Heureusement, avec un plan en tête, tout devient beaucoup plus clair. Atteindre vos objectifs peut prendre du temps, il est donc conseillé d’y aller étape par étape, but après but. Il est bon d’avoir une vision à long terme, mais pour y parvenir, mieux vaut la décomposer en plus petites étapes, atteignables à plus court terme.