Cela m’est déjà arrivé aussi. Je travaille dur et tire les ficelles pour organiser un événement qui promet d’être super intéressant. Et personne ne vient. Plus jamais!
Voici donc le top 10 des événements alumni que vous pouvez organiser afin d’assurer un excellent taux de présence. Je les ai organisé en 3 catégories principales.
Evénements de réseautage
Comme discuté dans un précédent article, le réseautage est l’une des principales raisons pour lesquelles vos alumni paient leur cotisation. De manière générale, et indépendamment du type d’événement que vous planifier d’organiser prochainement, il faudrait toujours offrir à vos membres du temps pour qu’ils puissent réseauter entre-eux.
1. Evénements de réseautage décontractés
Les événements de réseautage décontractés sont les plus simples à organiser. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un lieu sympa. La meilleure façon d’assurer une bon taux de présence, c’est d’organiser ce type d’événements de manière très régulière, et toujours au même endroit. Par exemple: retrouvons-nous tous les premiers lundis du mois à 19 heures dans tel bar. Au fur et à mesure que les mois défilent, et avec une bonne promotion, de plus en plus d’alumni seront au courant de cet événement, et viendront.
2. Réunion de contemporains
Normalement, les personnes qu’un alumnus connaît le mieux sont celles qui ont obtenu leur diplôme la même année. Ils ont tous un lien très fort, même des années plus tard. Pourquoi? Tout d’abord, s’ils ont étudié le même sujet, ils ont suivi de nombreuses classes ensemble. Mais même si l’un a étudié médecine et l’autre les sciences sociales, ils ont tout de même un lien très fort: ils sont de la même génération. Ils se rappellent des mêmes hits musicaux, des mêmes fêtes étudiantes, du même contexte social, économique, et politique. Organiser des réunions pour des alumni contemporains vous garantit un taux de présence élevé.
3. Réseautage rapide
Le réseautage rapide, ou “speed networking” est un dérivé du speed dating traditionnel. Ce genre d’événements est devenu relativement populaire ces 2 dernières années et représente une excellente opportunité pour vous d’offrir à vos alumni exactement ce qu’ils désirent: du réseautage rapide et efficace. Voici le concept: les participants s’asseyent autour d’une longue table, les uns en face des autres. Chaque personne à son tour doit prendre entre 1 et 3 minutes pour expliquer à son interlocuteur qui elle est, son travail, et ce qu’elle recherche. Une fois que les deux protagonistes ont pu parler, tout le monde se décale d’un rang. Et recommence. Jusqu’à ce que tout le monde ait parlé avec tout le monde. Voilà un article intéressant sur le speed networking pour en savoir plus.
4. Sessions de présentations
A mi-chemin entre un événement traditionnel avec un intervenant et une séance de speed networking, une session de présentations suit le principe suivant: sélectionnez entre 5 et 10 personnes parmi les participants, et demandez-leur de venir sur scène afin de parler d’eux-mêmes, de leur business, et de ce qu’ils recherchent, mais pour pas plus de 5 à 10 minutes. Vous pouvez vous mettre d’accord avec les intervenants en avance, ou prévenir tout le monde que vous allez tirer au sort les intervenants, ou encore demander qui est volontaire. Dans ce type d’événements, il est primordial de prévoir du temps libre après la session de présentations afin que les alumni puissent réseauter entre eux et avec ceux qui sont montés sur scène. C’est aussi pour vous une opportunité de donner la parole à certains alumni qui souhaitent attirer l’attention, mais pour lesquels vous n’êtes pas intéressé à organiser un événement dédié à leur seule présentation.
Evénements à intervenants
Il y a différents types d’événements avec intervenants que vous pouvez organiser, et je vous recommande d’alterner entre ces différents types, afin d’éviter de rendre ces événements barbants.
5. Présentations
L’avantage de gérer une association d’alumni, c’est que vous avez litéralement un pool de personnes intéressantes auxquelles vous pouvez demander de venir donner une présentation. Il est toujours intéressant pour un alumnus d’en apprendre plus sur les histoires intéressantes des autres alumni. Il y a deux choses dont il faut se rappeler afin d’assurer le succès d’une présentation:
- Sujet précis: le sujet de votre intervenant doit être suffisamment vulgarisé pour intéresser une bonne partie de vos alumni, mais pas trop vaste non plus, pour que les membres apprennent quelque chose de nouveau.
- Verticaux variés: il y a plusieurs verticaux différents que vous pouvez explorer pour intéresser différentes personnes, afin que chacun y trouve son compte et que les participants soient variés. Un des verticaux les plus classiques est le sujet de recherche et d’enseignement de votre institut. Mais il y a aussi de nombreux autres sujets intéressants pour vos alumni: savoir-être (par ex, comment mieux réseauter ou parler en public), parcours à succès (par ex, un alumnus raconte son parcours politique, professionnel ou personnel), sujets en vague (par ex, comment gérer les problèmes de sécurité liés aux réseaux sociaux).
6. Panels
Lorsque vous recherchez différents verticaux pour organiser un événement avec un intervenant, il peut vous arriver parfois de tomber sur un sujet controversé. Cela ne veut pas dire que vous devez éviter le sujet afin d’éviter les confrontations, au contraire. Essayez de trouver plusieurs intervenants avec des points de vue différents, et constituez un panel. Ce genre d’événements est en général très intéressant et plus dynamique. Restez toutefois prudent lorsque vous choisissez la personne qui va modérer le panel, car c’est une personne clé. Elle doit connaître le sujet, être capable d’interrompre un intervenant trop bavard et faire en sorte que tous les orateurs puissent intervenir.
7. Visistes
De nombreux alumni travaillent dans des sociétés, laboratoires ou campus extraordinaires. Pourquoi ne pas les contacter et leur demander d’organiser une visite de leur lieu de travail? C’est une alternative intéressante qui a surtout un avantage majeur pour vous: la seule chose dont vous devez vous occuper et de prévoir un moyen de transport pour les participants. Mais normalement, tout le reste est pris en charge par l’institution qui vous invite.
Réunions étudiants-alumni
Tous les alumni se rappellent avec nostalgie de l’époque où ils étaient étudiants. L’opportunité de s’asseoir à nouveau sur leur vieux banc d’école et de se frotter aux nouveaux étudiants est en général très bien reçue.
8. Fêtes de bienvenue
Chaque année, une nouvelle vague d’étudiants joignent les rangs de l’institution. C’est l’occasion pour elle d’organiser des fêtes, apéritifs et visites. Pourquoi ne pas inviter vos alumni à participer également? Certains vont certainement même se porter volontaire pour aider leur ancienne Faculté à souhaiter la bienvenue et organiser un programme spécial pour les nouveaux.
9. Célébration des nouveaux diplômés
Chaque année également, des étudiants obtiennent leur diplôme, quittent les rangs et deviennent des alumni. Il est important pour vous d’avoir une forte présence auprès de ces étudiants lors de leur dernière année, afin de faire en sorte qu’ils deviennent des recrues dynamique au sein de votre association plus tard. Encore plus important: donnez-leur des opportunités de rencontrer les autres alumni. Vos alumni sont vos meilleurs recruteurs. La fête des diplômés est une excellente occasion de réunir ces 2 mondes.
10. Interventions dans les classes
Ce type d’événements n’a pas un impact direct sur le lien entre vos alumni, mais il est toutefois intéressant à organiser. Si vous offrez l’opportunité à certains de vos alumni de venir voir les étudiants pendant un cours, et présenter un sujet d’intérêt, cela vous permet non seulement de rappeler aux étudiants l’existance de l’association, mais aussi de créer vos champions, c’est-à-dire des alumni impliqués dans l’association, qui participent à vos événements, et vous donnent un coup de main quand vous en avez besoin.
En conclusion, je pense qu’il est important d’organiser un grand nombre d’événements, mais aussi de beaucoup varier leur type, afin de voir ceux qui ont le plus de succès. Pensez également à toujours collecter le feedback de vos participants après chaque événement. Finalement, essayez d’être le plus régulier possible avec votre calendrier afin de former des habitudes chez vos alumni.
Avez-vous d’autres suggestions? Nous sommes tout ouïe!