comment organiser la bonne gestion d'une association

Que ce soit dans un contexte sportif, de bienfaisance, ou dans le cadre d’un loisir quelconque, tout le monde a fait partie d’une association au moins une fois dans sa vie.

Si vous vous êtes déjà activement engagé dans la gestion d’une association, vous devez connaître la diversité des responsabilités impliquées par ces entités: communication, organisation des événements, réunions avec le conseil d’administration, gestion des tâches journalières, etc.

Effrayant, n’est ce pas? Cet article est dédié aux individus sur le point de lancer leur association, ou ceux ayant le sentiment que la gestion de leur association nécessite d’être réformée.

Comment constituer un conseil d’administration et départager les responsabilités?

Gérer une association n’est pas forcément quelque chose d’évident! Les membres sont en général très occupés par leurs obligations professionnelles et personnelles et sont rarement prêts à vous seconder. Il est aussi peu fréquent pour une association d’avoir les moyens de s’offrir les services d’un salarié à temps complet pour la gestion de ses opérations journalières. Heureusement, dans toutes communautés, certains individus sont toujours très enthousiastes à l’idée de participer au management de l’entité, et vous offrent tout naturellement leur soutien.

Votre premier impératif consiste à identifier ces individus pour les inviter à se joindre à votre conseil d’administration. Pour ce faire, vous pouvez convier vos membres à un premier événement, au cours duquel vous “lancez” l’association. Pendant l’événement, introduisez les thèmes principaux, le mode de fonctionnement, et répondez aux questions posées. Profitez également de cet événement pour demander à vos membres si certains sont prêts à vous assister dans la gestion de l’association.

Premier conseil d’administration: comment attribuer les rôle et les taches?

Lors de votre premier conseil d’administration, démarrez la réunion par un exercice collectif d’identification des tâches liées à la gestion de l’association. Ensuite, définissez les rôles requis au sein de l’entité, et répartissez les tâches préalablement définies sur l’ensemble des rôles.

Dans un second temps, artagez les rôles entre les membres du conseil d’administration en fonction des compétences et des préférences de chacun. Assurez-vous que chaque individu choisit un rôle qu’il est heureux d’assumer.

Enfin, vérifiez que chaque membre du conseil a bien conscience du rôle dont il est responsable, qu’il comprend ce qui est attendu de lui, et qu’il sache la personne dont il relève.

Comment communiquer avec votre conseil d’administration?

Voici le début d’une relation motivée par la perspective d’une gestion commune de l’entité associative. Ne perdez pas de vue que vous n’êtes pas le DRH d’une entreprise. Même si vous assumez le rôle de président, de trésorier, ou toute autre fonction de première importance, vous n’êtes pas en mesure de prendre vos propres décisions. Vos décisions doivent faire l’objet d’une discussion, et un consensus doit-être atteint. Chaque membre du conseil devrait avoir la possibilité de contester votre point de vue.

En général, évitez d’être trop formel, vos interactions ne doivent pas s’apparenter à des interactions professionnelles. Essayez de créer un environnement chaleureux: appelez vos membres par leur prénom, rendez vos réunions aussi conviviales que possible, évitez les agendas surchargés. Vos réunions ne devraient pas durer plus de deux heures, et s’accompagner de boissons et de nourriture. N’oubliez jamais de reconnaître et récompenser les efforts et succès de votre conseil d’administration. À la fin de chaque réunion, prenez du temps avec les membres du conseil pour partager un verre dans un bar, ou un dîner dans un restaurant.

Concernant les outils de communication, évitez les emails. Nous en recevons déjà tous beaucoup trop. Privilégiez des outils plus en vogue: une application de messagerie mobile telle que “WhatsApp” ou “Facebook Messenger” peut faire l’affaire. Moyennant un prix très raisonnable vous pouvez même obtenir votre propre application de messagerie privée.

Comment gérer et communiquer avec votre communauté?

La gestion de votre conseil d’administration est un élément fondamental. Mais pour gérer votre association et communiquer plus efficacement avec l’ensemble de vos membres, vous devez mettre en place votre propre système de communication.

De nos jours, la plupart des associations et clubs interagissent avec leurs membres par email, ce qui était suffisant il y a encore 5 ans. Mais aujourd’hui, j’ai vraiment le sentiment qu’il s’agit d’une grosse erreur stratégique. Comme évoqué précédemment, nous recevons déjà beaucoup trop d’emails. De plus, de nos jours nous portons beaucoup plus d’attention à notre téléphone qu’à nos emails. Finalement, en termes de management, les organisations avec peu de personnel ne peuvent plus se permettre de gérer les adhésions à partir d’un tableur Excel. C’est un système chronophage vide de fonctionnalités clés, qui ne permet pas de simplifier les opérations quotidiennes d’une association.

Pour toutes ces raisons, la mise en place d’un outil de gestion et de communication dédié semble être la meilleure option. Des solutions existent et peuvent vous aider à plusieurs niveaux: interagir avec vos membres, lancer des annonces publiques, planifier vos événements, gérer vos répertoires d’adhérants, permettre à vos membres d’interagir entre eux, etc.

Je recommanderai en particulier les solutions mobiles: elles assurent une meilleure portée de l’information auprès de vos membres et sont généralement plus simples à prendre en main et beaucoup plus conviviales que les plateformes onlines.

Les applications mobiles privées peuvent changer la donne, que ce soit dans la façon dont vous interagissez avec vos membres ou dans la façon dont les membres interagissent les uns avec les autres.

Qu’en est-il pour vous? Comment gérez-vous votre association? Avez vous des outils à nous recommander? Partagez-les avec nous!