Pourquoi l'annuaire des anciens est-il la pièce maîtresse de votre association d'alumni?

Vous êtes activement impliqué dans la gestion de votre association d’alumni. Vous avez donc une idée très claire de ce qui rend un groupe alumni si important et utile pour une institution. Je suppose que vous utilisez de nombreuses techniques pour renforcer les relations entre vos membres: vous organisez des événements, publiez des blogletters, éditez des magazines, etc. La plupart de ces techniques vous permettent de développer des relations très fortes, et concourent à valoriser votre association. Cependant, il existe un autre composant incontournable pour apporter toujours plus de valeur ajoutée à votre association. Il s‘agit de l’annuaire des anciens.

De nos jours, beaucoup trop d’associations ne font que maintenir un suivi de leurs alumni sur une base de données ou une feuille Excel, ce qui ne favorise pas le développement de réelles interactions entre les membres.

Pourquoi vos alumni rejoignent-ils l’association?

Bien que certains anciens rejoignent l’association pour maintenir une connexion avec leur école, ou pour d’autres petits avantages tels que l’accès aux bases documentaires ou le maintien de leur adresse email, l’aspect réseautage reste la valeur clé qui rend l’association d’alumni si attrayante.

En effet, l’intérêt de rejoindre une association d’alumni réside dans le fait de tirer profit des avantages qu’elle offre, principalement sur des bases professionnelles. A travers le processus de socialisation et de réseautage que les associations d’alumni mettent en place, il devient très facile de construire de nouveaux liens d’amitiés ainsi que des relations professionnelles avec des individus du même background.

Comment améliorer l’expérience alumni grâce à votre annuaire?

Il existe plusieurs manières de favoriser le réseautage entre vos membres: organiser des événements, publier des articles faisant référence au succès de vos alumni, etc. Mais le plus important reste de fournir un annuaire des anciens librement accessible. Si vos alumni n’ont pas la possibilité d’accéder à un annuaire des anciens en ligne, vous devez y remédier.

Cet outil présente plusieurs intérêts que ce soit pour vous ou pour vos membres:

• Pour vos membres, il s’agit d’un outil leur permettant d’accéder aux informations personnelles de tous les alumni. Si tous les membres n’assistent pas aux événements, ils sont au moins accessibles depuis l’annuaire des anciens.
• Pour vous, il s’agit aussi d’une opportunité de simplifier votre travail: vos membres peuvent mettre à jour leur profil par eux-mêmes. Vous pouvez aussi leur proposer de synchroniser leur profil avec LinkedIn. L’annuaire des anciens devient alors un outil très puissant pour votre communication: vous pouvez interagir rapidement avec n’importe quel membre et même poster des annonces publiques.

Et votre annuaire en ligne n’est qu’un tremplin. A partir d’un tel outil, il existe de nombreuses façons d’apporter toujours plus de valeur à votre association: pourquoi ne pas développer un réseau social privé en ligne? Une plateforme centrée sur le réseautage, où vos membres peuvent interagir librement les uns avec les autres?

Quelle solution choisir pour votre annuaire des anciens?

Pour construire votre plateforme, de nombreuses solutions sont disponibles. Pour votre confort et celui de vos membres, je vous recommande de vous orienter vers une solution mobile, comme l’a fait l’Université de Cincinnati ou encore l’EPFL MoT Alumni. Soyez prudent, toutes les solutions ne sont pas en marque blanche. Si il est important pour vous que votre plateforme soit aux couleurs de votre institution, assurez-vous d’opter pour un outil qui vous en offre la possibilité.

Parce que la dimension réseautage est essentielle, il est primordial de s’orienter vers une plateforme proposant des fonctionnalités adaptées :

• Possibilité d’envoyer des messages privés, requis pour les utilisateurs souhaitant s’adresser à un alumnus particulier.
• Fil d’actualités public sur lequel les alumni peuvent poster le contenu qu’ils souhaitent, et où vous pouvez également partager vos dernières annonces et vos propres actualités.
• Un annuaire des anciens: il contiendra les informations personnelles de chaque membre: nom, email, promotion, entreprise, position, photo, etc.

Pour piloter les tâches journalières de votre association, vous aurez aussi besoin des éléments suivants:

• Un tableau de bord administrateur, pour gérer les adhésions.
• Un calendrier public, pour annoncer plus facilement vos événements à vos alumni et augmenter ainsi le taux de participation.

En vue d’augmenter le nombre d’alumni et pour mieux les engager, il est essentiel de les satisfaire en leur apportant les outils qui répondent le mieux à leurs besoins. Mais ces outils peuvent aussi conduire à simplifier vos propres tâches! Alors, quelle que soit la plateforme que vous choisissez, n’oubliez pas de toujours considérer la façon dont elle rendra votre propre travail plus facile.

Est ce qu’il y a un outil que vous aimeriez partager avec nous?